Как выбрать онлайн-кассу

Предприниматели и бизнесмены часто задаются вопросом: как выбрать онлайн-кассу? Особенно после введения Федерального закона №54. Ведь на его приобретение, регистрацию и подключение ОФД требуются значительные затраты, так же занимает много времени его настройка и освоение. Целью всего этого, является достижение безотказной работы, так как простой, равняется убыткам. А торговать без кассы, является прямым нарушением законодательства и предполагают штрафы.

Что такое ККТ и для чего она нужна

Определение контрольно-кассовой техники (ККТ) прописано в Федеральном законе от 22.05.2003 № 54-ФЗ, как «электронные вычислительные машины, иные компьютерные устройства и их комплексы», которые обеспечивают следующие функции:

• формирование фискальных документов;
• запись и хранение фискальных данных в фискальных накопителях (ФН);
• печать фискальных документов на бумажных носителях в соответствии с правилами, установленными законодательством РФ о применении ККТ;
• передачу фискальных документов в налоговые органы через оператора фискальных данных (ОФД).

В этом определении перечисляют три главные функции ККТ:

• хранение данных о продажах и возвратах в ФН;
• передача сведений о кассовых операциях в налоговые органы через ОФД;
• печать чеков на бумаге, формирование и отправка электронной копии чека покупателю.

Предприниматели, ранее не использовавшие ККТ, ошибочно считают, что документ, который выходит из эквайрингового терминала, и есть чек. Однако это всего лишь подтверждение банковской операции. Проведя транзакцию по карте, нужно продублировать ее через фискальную технику, на онлайн-кассе.

Кому не обязательно иметь кассу в 2022 году

Касса не нужна в случае, расчета через расчетный счет ИП с юрлицами и другими индивидуальными предпринимателями. За исключением, если расчеты проводятся с использованием корпоративных карт, в таком случае нужно выбить чек.

Если предприниматель работает в труднодоступной местности (или отдаленной), то имеет право не использовать онлайн-кассу. Но и тут есть исключения: если торговля ведется через автоматы или реализуются подакцизные товары, то касса обязательна. Список труднодоступных (отдаленных) местностей устанавливают региональные власти (в перечне не могут быть города, райцентры, поселки городского типа). При этом продавец в такой местности обязан выдать вместо кассового чека другой документ о факте расчета.

По каждому региону утверждается перечень таких пунктов. В них можно использовать кассу в режиме, не предусматривающем обязательную передачу фискальных документов в ФНС. При этом налоговая может попросить предоставить фискальный накопитель при его замене или снятии кассы с учета.

Ряд предпринимателей на патенте может не применять кассу (без временных ограничений). При этом нужно действовать методом исключения.

Ниже представлен перечень видов деятельности ИП на патенте, при которых онлайн-касса обязательна. Если вашей деятельности в списке нет — никто не заставит вас использовать ККТ.

Услуги:

• ремонт и обслуживание бытовой радиоаппаратуры, часов, бытовых машин и приборово, оборудования, мото- и автотранспортных средств, машин;
• перевозка пассажиров в автомобильном транспорте или с помощью водного транспорта;
• перевозка грузов в автомобильном транспорте или с помощью водного транспорта;
• ремонт компьютеров и коммуникационного оборудования;
• медицинская и фармацевтическая практика по лицензии;
• ремонт и производство металлических изделий;
• косметические и парикмахерские услуги;
• ведение занятий по физкультуре и спорту;
• услуги стоянок для транспорта;
• ветеринарные услуги;
• прокат.

Торговля:

• розничная нестационарная и стационарная без торгового зала;
• розничная в торговом зале (не более 50 кв.м по каждому объекту торговли).

Общепит:

• без зала обслуживания;
• с залом обслуживания (не более 50 кв. м по каждому объекту).

Прочее:

• рыбная ловля (товарная и спортивная), разведение рыбы, охота и ведение охотхозяйства;
• выработка молочной продукции.

Поскольку закон позволяет ИП применять не только обычные налоговые режимы и патент, но и быть самозанятыми, то при использовании НПД предприниматели так же, как обычные физлица, могут проводить чеки в приложении «Мой налог».

Наконец, в п. 2 ст. 2 Федерального закона 54-ФЗ перечислены виды деятельности, при которых онлайн-касса для ИП также не обязательна. Вот они:

• торговля на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли;
• продажа в газетно-журнальных киосках сопутствующих товаров, при этом продажа газет и журналов должна составлять не менее 50 % товарооборота (ассортимент сопутствующих товаров утверждается органом исполнительной власти субъекта РФ);
• торговля бумажными газетами и журналами;
• продажа ценных бумаг;
• обеспечение питанием учеников и работников общеобразовательных организаций во время учебных занятий.

• торговля в киосках мороженым, продажа в розлив безалкогольных напитков, молока и питьевой воды;
• сезонная торговля вразвал овощами, фруктами и бахчевыми культурами;
• торговля из автоцистерн квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином;
• ремонт и окраска обуви;
• распиловка дров;
• вспашка огородов;
• розничная продажа бахил;
• изготовление и ремонт металлической галантереи и ключей;
• присмотр и уход за детьми, больными, престарелыми и инвалидами;
• услуги носильщиков на ж/д, авто-, аэро- вокзалах, в аэропортах, морских, речных портах;
• реализация изделий народных художественных промыслов (если ИП сам их изготавливает);
• прием от населения стеклопосуды и утильсырья (исключение — металлолом, драгметаллы и драгоценные камни);
• сдача ИП в аренду жилых помещений (в т.ч. с машиноместами), расположенными в многоквартирных домах, принадлежащих ему на праве собственности.
• разносная торговля (за исключением продажи технически сложных товаров и продовольственных товаров, требующих определенных условий хранения и продажи, товаров, подлежащих маркировке) с рук, из ручных тележек, корзин и т.п.;

Если ИП для продажи товара использует автоматы, которые работают не от сети и принимают исключительно монеты (такие можно увидеть установленными в магазинах, в них продают шарики, мелкие игрушки, жвачку), то тоже может обойтись без онлайн-кассы.

В остальных случаях применять кассовую технику нужно в обязательном порядке.

Какую кассу лучше брать

Выбирать кассу нужно исходя из размера бизнеса. Можно взять смарт-терминал нового поколения с сенсорным экраном или простую мобильную кассу, фискальный регистратор, обычный кнопочный вариант, или полноценную POS-систему.

Для крупного бизнеса

Для крупного бизнеса подходит POS-система. Сэкономив на автоматизации расчетных операций, начнут появляться большие очереди, что отпугнет многих клиентов.

Главное в такой системе:

• мощный компьютер с большим количеством разъемов;
• фискальный регистратор с большой скоростью печати;
• программируемая клавиатура.

Заранее стоит приобрести и банковский терминал для принятия безналичных расчетов, так как сейчас большинство носят с собой карты.

Для небольшого мобильного бизнеса

Таким предпринимателям приобретать исключительно мобильные онлайн-кассы. Можно приобрести кассу с уже встроенным терминалом безналичной оплаты или же приобрести мобильный банковский терминал отдельно. Главное, чтобы заряда аккумулятора хватило на полноценный рабочий день, интернет ловил везде и работал не только по Wi-Fi.

Для бизнеса с большой проходимостью людей

В бизнес, который имеет большую проходимость людей лучше приобрести POS-систему. Можно выбрать оборудование попроще и сэкономить на этом, но вот фискальный регистратор при большой проходимости нужно брать хороший. Главное в данном случае:

• быстрая скорость печати чека;
• большой ресурс печатающей головки.

Обращайте на это особое внимание. Также рекомендуется брать оборудование с автоотрезчиком, так как это экономит время работы кассира на одного клиента.

Для бизнеса связанного с торговлей

Для такого бизнеса хорошо подойдет простая онлайн-касса или смарт-терминал, поддерживающей большое количество номенклатуры. Главным для такого предприятия, является:

• удобство внесения позиций товара;
• редактирование цен;
• отчетность;
• аналитика.

Также главное, на что стоит обратить свое внимание наличие бесплатного программного обеспечения. Так как иначе придется ежемесячно вносить платежи только за ПО на кассе. Тут важно также возможность подключения к товароучетным программам по необходимости и возможность работы с ЕГАИС. Многие маленькие магазины выживают в наше время только за счет наличия алкоголя.

Для бизнеса связанного с общепитом

Многие производители специально для общепита разрабатывают смарт-терминалы с широким экраном. Их главное преимущество:

• удобный интерфейс;
• простота эксплуатации;
• наличия кнопок быстрого доступа к товарным позициям.

Это очень помогает официантам, которые в «час-пик» могут не успевать обслуживать клиентов и по ошибке могут натворить дел. Также немаловажен широкий формат печати чека для уведомления клиента о специальных акциях. Важна возможность реализации алкоголя и это самое главное.